Was du online kannst besorgen, das verschiebe nicht auf…

Personal, Zeit und Raum einsparen durch Onlinetermine, Onlineformulare und interaktive Patienten

Sie treffen in der Praxis ein und sehen schon die Schlange vor dem Empfang? Am liebsten würden Sie direkt auf dem Absatz kehrt machen, denn Sie kennen das Prozedere. Dabei wollten Sie doch nur ein Rezept abholen. Das muss nicht mehr sein, weiß Leonie Dauenhauer von Imedico. Denn durch einen professionellen Online-Auftritt sparen Sie als Arzt Zeit, Kosten, Personal und für beide Seiten eine ganze Menge Nerven.

Anamnesebögen, Medikamentenlisten, Termine – alles online möglich

Es ist ein langwieriges und ohnehin schon nervenaufreibendes Warten. Inmitten 20 anderer Patienten füllen Sie den Anamnesebogen aus, Ihre Medikamentenlisten haben Sie schon wieder vergessen und Ihre Brille liegt noch im Auto.

Was Praxisteams und Empfangsdamen versuchen zu koordinieren endet nicht selten in einem Durcheinander aus offenen Fragen, fehlenden Daten, einem Mangel an Zeit oder mürrischen Patienten. Der Arbeitsalltag in einer Praxis ist komplex. Viele Zahnräder müssen ineinandergreifen und dennoch, trotz guter Vorarbeit und Terminplanung, kommen zahlreiche Variablen hinzu, die schlicht nicht planbar sind. Flexibilität, Freundlichkeit und Beharrlichkeit helfen dies dennoch zu einem angenehmen Besuch für Patienten zu machen. Für das Praxisteam bedeutet es schlicht einen stressigen, zehrenden Arbeitsalltag. Doch viele dieser unplanbaren Tätigkeiten, die zudem enorm viel Zeit kosten, können abgefangen werden. Durch digitale Formulare, automatisierte Tools und eine Website, die Patienten intuitiv durch den Prozess führt, können zahlreiche Themen schon vor dem Aufschlagen in der Praxis abgewickelt werden. Das in Ruhe, mit dem Kopf bei der Sache und vorbereitend. Analysieren, digitalisieren und dann automatisieren heißen die goldenen Schritte zu mehr Freiheit im Arbeitsalltag.

Ohne Stress und zu jeder Zeit Formulare ausfüllen

Anamnesebögen auf der Website haben nicht nur den Vorteil, dass Sie als Patient alles, was Sie benötigen zur Hand haben. Sie können dies zu jeder Zeit machen, dann wenn Sie weder Termindruck haben noch fünf weitere Patienten um Sie herum stehen und nach vorn drängen. Die Zeit, die hierdurch für Patienten eingespart wird fällt sowohl von der Wartezeit weg, als auch von der Zeitplanung des Empfangsteams. Entlastungen sind gewiss und durch etwas mehr Freiräume kommen mehr Motivation, Leichtigkeit und auch Freundlichkeit zurück ins Team vor Ort.

Termine online buchen oder beantragen

Nicht selten stehen eben jene eben angesprochenen fünf Personen in der Schlange vor dem Empfang dort, da es um Terminvereinbarungen geht für den Folgetermin, weitere Rezepte oder die Anfrage eines vollkommen neuen Patienten, mit zahlreichen Details. Oftmals auch mit vollkommen simplen Fragen, die für den hilflosen Laien jedoch Angst und Stress bedeuten.

Allein durch die Terminplanung, die durch die Abstimmung aller Kalenderdaten des Patienten, als auch des Praxisteams und das nicht gemeinsame Sitzen vor einem Bildschirm meist rein mündlich geschieht, kann Personal einen gesamten Tag in Anspruch genommen werden. Patienten vor Ort in Kombination mit Patienten am Telefon erschweren das Ganze noch immens, denn alle wollen am liebsten sofort einen Termin. Hierbei gilt es also abzuwägen, um was für eine Art von Termin es sich handelt, ob es ein akuter Notfall ist oder eine reine Routineuntersuchung. Manchmal benötigt man auch schlicht gar keinen Termin und ein kurzes Feedback genügt.

Terminplanung auf Patienten auslagern

Online-Tools, die in die Website implementiert werden, können als „digitale Assistenz“ den Patienten in wenigen Schritten durch die Terminbuchung führen. Er übernimmt die Terminplanung somit selbst, kann die Art der Termins auswählen und erhält mögliche Termine, die er in Ruhe mit seinem Terminkalender abstimmen kann. Der Termin kann dann online gebucht werden und wird mittels einer Bestätigung per Mail nochmals fixiert. Die Praxis hat somit einen Großteil der zeitfressenden Tätigkeiten automatisiert und macht sich zeitlich unabhängiger.

Sollte dies zu komplex sein oder für manche Patienten nicht realisierbar sein besteht die Möglichkeit eines Kontaktformulars, in welchem Anfragen gestellt werden können. Die Terminanfrage mit Bitte um Rückruf ermöglicht es dem Praxisteam geplant Zeiten einzuplanen, in welchen diese Anfragen gesammelt und koordiniert abgearbeitet werden.

Digitale Rezepte

Rezepte sind ein Thema für sich, denn in den meisten Praxen werden sie noch immer in reiner Papierform an die Patienten gereicht. Dies bedeutet möglicherweise jedoch die lange Anfahrten, Wartezeiten und Mehraufwände für die Praxis, die vollkommen unnötig sind. Denn der Patient benötigt lediglich ein vorzeigefähiges Dokument, um wichtige Medikamente zu erhalten. Auch dies ist möglich und kann direkt über den Online-Webauftritt realisiert werden.

Chats und WhatsApp-Verknüpfungen

In weniger schwerwiegenden Krankheitsfragen und bei zahlreichen alltäglichen Fragen, können dank Chats oder WhatsApp-Verknüpfungen kurze Fragen oftmals ohne den Besuch in der Praxis geklärt werden. Hierfür ist also weder die Anreise noch ein Termin nötig, oft hilft ein kleiner Hinweis, möglicherweise noch ein passendes Rezept und die „Blasenentzündung“ kann in Ruhe und ohne Aufwand zuhause auskuriert werden.

FAQs werden schon im Vorfeld beantwortet

Jeder kennt sie, die klassischen Foren und Gruppierungen von Menschen, die sich zu bestimmten Themen austauschen. Dieses Prinzip umgemünzt auf eine Arztpraxis mit wichtigen und häufig auftretenden Fragen und einer hilfreichen Suchfunktion geben nicht nur fachgerechte und verantwortungsbewusste Auskunft, sondern helfen enorm vieles abzufangen, was nicht unbedingt einem direkten Termin mit dem Arzt oder der Ärztin bedarf. Für den Arzt bedeutet das im Umkehrschluss, dass eine Sondierung schon im Vorfeld stattfindet und nur noch die wirklich wichtigen und brisanten Fälle in der Praxis erscheinen ohne allen anderen nicht gerecht zu werden. Ein Arzt hat neben der Funktion einer Vertrauensperson auch die Funktion eines Experten, der vor allem Ängste nehmen kann und Menschen beruhigen.

Unwissenheit macht oftmals Angst und Fragen, die immer auftauchen können auf anderem Weg gelöst werden und Sicherheit schenken. Die Interaktion mit dem Patienten wird hierdurch nicht geringen, sondern eher interaktiver, schneller und priorisierter.